Für den Schutz und die Verwaltung sensibler Daten ist die Art der Speicherung von enormer Bedeutung. Oft sind Cloud-Lösungen aufgrund der Flexibilität und geringen Investitionskosten verlockend, doch gerade in datensensiblen Bereichen wie der Psychotherapie kann eine On-premises Lösung erheblich mehr Sicherheit bieten.
In dem folgenden nennen wir die Vorteile, die von einer lokalen Datenspeicherung über eine On-premises Software ausgehen.
In dem folgenden nennen wir die Vorteile, die von einer lokalen Datenspeicherung über eine On-premises Software ausgehen.
Was ist On-premises und Cloud-Speicherung?
On-premises Software ist eine Software, die der User kauft und lokal auf seinem Rechner speichert. Für die Durchführung von Wartung, Updates oder Backups ist er selbst verantwortlich.
Cloudbasierte Software ist als eine Art Dienstleistung zu verstehen. Der Anbieter dieser “Software as a Service” (SaaS) - Lösung stellt dem User über das Internet ein bestimmtes Software-Paket zur Verfügung, auf das er über den Webbrowser oder einer App von überall auf der Welt zugreifen kann.
Unterschiede
On-premises und Cloud-basierte Lösungen unterscheiden sich grundlegend in ihrem Aufbau und der Datenverwaltung.
Bei einer On-premises Lösung wird die Software direkt auf den Servern in Ihren Praxisräumen installiert und betrieben, wodurch die Daten lokal gespeichert und verarbeitet werden. Das ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur.
Im Gegensatz dazu werden bei Cloud-basierten Lösungen Daten auf externen Servern gespeichert, die über das Internet zugänglich sind. Diese Bequemlichkeit geht jedoch oft mit Sicherheitsbedenken einher, da die Datenverwaltung und -sicherheit in den Händen des Cloud-Anbieters liegen.
Daher besteht bei Cloud-Software ein höheres Risiko, dass Daten gehackt werden. Die Leaks psychotherapeutischer Daten (z.B. Alkoholprobleme, Kindesmissbrauch) schädigen dann nicht nur Ihre Vertrauenswürdigkeit und Ihren Ruf, sondern können großen Schaden für alle Beteiligten anrichten.
Typische Einsatzgebiete
On-premises Software kommt häufig dort zum Einsatz, wo sensible Daten generiert werden, auf die nicht jeder Zugriff haben soll. Beispielsweise gibt es in Analyse-Laboren spezielle Gerätesoftware, auf die die User nur lokal oder über ein internes Netzwerk zugreifen können. Dabei sind die Geräte nicht an das Internet angeschlossen, um einen möglichen Einfluss von außen zu unterbinden.
Auch in Arzt-Praxen oder in Privatpraxen von Heilpraktikern, Psychotherapeuten oder Coaches kommt diese Art der Software oft zum Einsatz. Sie generieren eine Vielzahl von Kundendaten, die sehr sensibel sind. Hier haben Datenschutz und Datenkontrolle einen besonders hohen Stellenwert, um Aufzeichnungen über z. B. Krankheitsverläufe oder Diagnosen ausreichend schützen zu können.
Die On-premises Lösung ist ideal für Einrichtungen, die eine individuelle Anpassung ihrer IT-Infrastruktur benötigen und langfristig stabile Kosten einplanen möchten.
Cloudbasierte Lösungen hingegen werden oft von größeren Einrichtungen genutzt, die von der Flexibilität und Skalierbarkeit einer Cloud profitieren möchten, beispielsweise bei der Verwaltung großer Datenmengen oder einem mobilen Datenzugriff. Der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen von unterschiedlichen Orten auf bestimmte Daten ist nur mit einer cloudbasierten Software möglich.
Sicherheitsaspekte bei On-premises Lösungen
Datenschutz und Datenkontrolle
Durch die lokale Datenspeicherung auf Ihren Servern behalten Sie bei der On-premises Software die volle Kontrolle über den Zugriff und die Verwaltung sensibler Daten. Beispielsweise können Sie verschiedene Nutzer anlegen, die sich mit einem eigenen Passwort anmelden. Auf diese Weise können Sie die Einsicht der Daten auch unter verschiedenen Mitarbeitern verhindern.
Strenge Datenschutzrichtlinien für z. B. Therapeuten können einfacher umgesetzt werden, da ein Zugriff von außen nicht oder nur kontrolliert möglich ist. Bei einer On-premises Software entscheiden nur Sie selbst, wer welche Dateneinsicht bekommt.
IT-Sicherheitsmaßnahmen
Auch für On-premises Software gibt es umfangreiche IT-Sicherheitsmaßnahmen, die auf die Bedürfnisse der User oder einer zugehörigen IT-Abteilung zugeschnitten werden. Es können regelmäßige Backups automatische durchgeführt werden. Auch die Archivierung der Daten kann nach einem wiederkehrenden Turnus erfolgen.
Notwendige Updates müssen oft manuell und direkt am Rechner durchgeführt werden. Dafür ist die Häufigkeit erscheinender Updates oft niedriger als bei einer Cloud-Software.
Wirtschaftliche Überlegungen: On-premises vs. Cloud-basierte Software
Die Wahl zwischen On-premises und Cloud-Software erfordert nicht nur technische, sondern auch wirtschaftliche Abwägungen. Die unterschiedlichen Ansätze spiegeln sich dabei auch in der jeweiligen Preisgestaltung wider.
Kostenvergleich
Beim Vergleich der Kosten zwischen On-premises und Cloud-Lösungen zeigt sich ein klarer Unterschied in der Art der Ausgaben.
On-premises Software erfordert in der Regel eine höhere Anfangsinvestition, da sowohl die Softwarelizenzen als auch die erforderliche Hardware gekauft und installiert werden müssen. Hinzu kommen mögliche Kosten für die Einrichtung einer IT-Infrastruktur und die Schulung des Personals. Die laufenden Kosten fallen dagegen gering, da sie keine monatlichen Wartungsgebühren oder ähnliches zahlen müssen.
Cloud-Software erfordert oft niedrigere Einstiegskosten, da sie auf einem Abonnementmodell basieren. Hierbei fallen monatliche oder jährliche Gebühren an, die den Zugang zur Software und ihre Updates umfassen. Allerdings summieren sich diese laufenden Kosten über die Zeit hinweg summieren und gleichen damit die anfänglichen Einsparungen wieder aus. Zudem sollten Sie auch zusätzliche Kosten für Datenspeicherung, erweiterte Funktionen wie zusätzliche Sicherheit oder technischen Support einkalkulieren.
Langfristige Investitionen
Langfristig gesehen bietet die Wahl einer On-premises Lösung mehr Kostenstabilität. Nachdem die anfänglichen Investitionen getätigt sind, entstehen dann nur wenig Wartungskosten sowie gelegentliche Ausgaben für Upgrades oder Erweiterungen. Diese stabilen und planbaren Kosten machen On-premises Software besonders attraktiv für Therapeutinnen und Therapeuten, die ihre finanziellen Ressourcen über einen längeren Zeitraum fest einplanen möchten.
Cloudbasierte Lösungen hingegen bieten eine hohe Flexibilität, was jedoch auch zu schwankenden Kosten führen kann. Während das Abonnementmodell zunächst attraktiv erscheint, können die Gebühren mit wachsender Nutzung und zunehmenden Anforderungen ansteigen.
Zudem ist die Abhängigkeit von einem externen Anbieter ein Faktor, der langfristig weitere IT-Kosten verursachen kann. Daher ist es wichtig, die Kosten über die gesamte Nutzungsdauer hinweg zu betrachten, um eine fundierte wirtschaftliche Entscheidung zu treffen.
Technische Voraussetzungen und Implementierung von On-premises Software
Für die Installation einer On-premises Software gibt es einige technische Anforderungen an die Infrastruktur Ihrer Räumlichkeiten. Eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung dieser Voraussetzungen ist wichtig, um eine reibungslose Installation und einen effizienten Betrieb der Software sicherzustellen.
Hardwareanforderungen
Für den Betrieb einer On-premises Lösung benötigen Sie in erster Linie Hardware, die die Software und alle zugehörigen Daten sicher speichern und verarbeiten können. Abhängig von der Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig auf das System zugreifen müssen, können die Hardwareanforderungen etwas variieren.
Neben dem Server sind auch zuverlässige Workstations, ausreichend Speicherplatz und ein stabiles Netzwerk von Bedeutung, um eine optimale Performance zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Sie über eine geeignete Backup-Lösung verfügen, um im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts schnell reagieren zu können.
Wartung und Updates
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung von On-premises Software ist die kontinuierliche Wartung und regelmäßige Durchführung von Updates.
Da die Software und die dazugehörige Hardware lokal betrieben werden, liegt die Verantwortung für die Systempflege bei Ihnen. Das umfasst die Installation von Sicherheitsupdates, die Durchführung regelmäßiger Systemprüfungen sowie die Pflege der Hardware, um einen störungsfreien Betrieb sicherzustellen.
Darüber hinaus sollten Sie Notfallpläne für den Fall von technischen Problemen oder Systemausfällen erstellen, um die Verfügbarkeit der Daten zu jeder Zeit zu gewährleisten. Regelmäßige Wartungsintervalle und ein geplanter Update-Zyklus helfen dabei, die Software stets auf dem neuesten Stand zu halten und die IT-Sicherheit kontinuierlich zu optimieren.
